Kto sa o Salesforce stará, keď odídeme
Salesforce bez človeka, ktorý ho pozná, sa za rok rozíde s realitou firmy. Nemusí to byť celý úväzok. Musí to byť jedno meno, ktoré vie, prečo je ktoré pole povinné.
Čo admin naozaj robí
- Ľudia a licencie. Nový obchodník v pondelok, odchádzajúci v piatok. Kto to nerobí, platí licencie za ľudí, ktorí odišli pred pol rokom.
- Oprávnenia. Kto vidí čo. Po každej zmene organizácie, nie raz ročne.
- Číselníky. Fázy, zdroje, produkty, dôvody straty. Zoznam, ktorý sa nedopĺňa, ľudia obídu voľným textom.
- Reporty. Vedenie si každý štvrťrok vymyslí nový pohľad. Admin ho postaví za hodinu, dodávateľ za týždeň a faktúru.
- Kvalita dát. Duplicity, prázdne polia, úložisko. Raz za mesiac pohľad, raz za kvartál upratanie.
- Vydania. Trikrát do roka prečítať, čo sa mení, a povedať to ľuďom.
- Prvá pomoc. „Nevidím príležitosť kolegu“ je otázka na päť minút, ak je komu ju položiť.
Koľko času to je
Z našich projektov: firma s dvadsiatimi až štyridsiatimi používateľmi a dvoma integráciami potrebuje zhruba deň v týždni. Niekedy menej, po zmene organizácie viac. Celý úväzok to začína byť nad sto používateľov alebo pri vlastnom vývoji.
Najčastejšie to robí niekto z obchodu alebo z financií, kto Salesforce používa a chce mu rozumieť. Horšia voľba je človek z IT, ktorý v ňom nepracuje: vie, ako pole vytvoriť, ale nie, prečo.
Externý dodávateľ vie postaviť systém. Nevie za vás vedieť, že Jana odišla a Peter potrebuje vidieť aj cudzie príležitosti.
Čo admin nesmie robiť sám
- Mazať polia a objekty. Salesforce ich drží 15 dní v koši, potom sú dáta preč. Zmena schémy patrí do sandboxu a do dokumentácie.
- Meniť model zdieľania. Jedno prepnutie a celá firma vidí všetko, alebo nikto nič. Profily, roly a oprávnenia
- Zapínať nové funkcie v produkcii. Vždy najprv v sandboxe, aj keď je to „len“ nový typ záznamu.
- Vypínať integračného používateľa. Pod ním bežia naplánované úlohy. Deaktivácia ich zastaví bez varovania.
Všetko, čo admin v nastaveniach spraví, Salesforce zapisuje do auditného záznamu nastavení a drží ho 180 dní. Stiahnuť ho raz za kvartál je zvyk, ktorý raz ušetrí veľa hľadania.
Kde sa to naučí
Trailhead, bezplatné kurzy od Salesforce, pokrýva prácu admina od základov. Skúška Salesforce Administrator je dobrý cieľ na prvý rok, nie podmienka. Dôležitejšie je, aby admin sedel pri každom zásahu, ktorý robíme, a odchádzal s dokumentáciou, ktorú vie použiť.
Kým admina nemáte, prevádzku držíme my
Deň školenia pre človeka, ktorý to prevezme, a mesačná prevádzka, kým nie je pripravený. Obe položky sú v cenníku.