Profily, roly a oprávnenia

Tri vrstvy, ktoré riešia rôzne veci

• Profil hovorí, čo človek smie robiť. Ktoré objekty vidí, čo v nich môže vytvárať, meniť a mazať, ku ktorým funkciám má prístup.
• Rola hovorí, čie záznamy vidí. Je to hierarchia – vedúci vidí záznamy svojich ľudí, riaditeľ vidí všetkých.
• Pravidlá zdieľania riešia výnimky. Napríklad že tím pre veľkých zákazníkov vidí konkrétnu skupinu záznamov naprieč hierarchiou.

Profil je „čo smiem“. Rola je „čie“. Firmy, ktoré tie dve veci zamenia, skončia buď s otvoreným systémom, alebo s tým, že polovica ľudí nevidí vlastné obchody.

Ako sa to najčastejšie pokazí

• Všetci dostanú administrátorský profil. Lebo je to rýchlejšie a „veď sme malá firma“. Funguje to, kým sa niekto omylom nedotkne nastavenia – a potom nikto nevie, kto to bol a čo zmenil.
• Rola sa nastaví podľa organizačnej schémy. Znie logicky, ale organizačná schéma a to, kto potrebuje vidieť čie obchody, nie je to isté. Asistentka je v schéme nízko a potrebuje vidieť všetko; vedúci výroby je vysoko a obchody vidieť nepotrebuje.
• Nikto nerieši, čo sa stane pri odchode človeka. Jeho obchody zostanú priradené jemu a nový obchodník ich nevidí. Musí sa to prepísať ručne – a niekedy sa na to príde až pri chýbajúcom obchode.

Ako to navrhnúť

• Začnite od najužšieho, nie od najširšieho. Nastavte predvolený prístup tak, aby človek videl len svoje, a potom otvárajte to, čo treba. Opačným smerom sa to robí zle, lebo nikto sa neodváži niečo zavrieť.
• Profilov má byť málo. Tri až päť pre bežnú firmu: obchodník, vedúci obchodu, podpora, vedenie, administrátor. Ak vám vyjde pätnásť profilov, riešite nimi niečo, čo patrí inam.
• Výnimky riešte zdieľaním, nie novým profilom. Jeden človek, ktorý potrebuje vidieť niečo navyše, nie je dôvod na nový profil.
• Napíšte si to. Jednoduchá tabuľka: kto je v akom profile, akú má rolu a prečo. Bez nej sa po roku nikto nevyzná a nové výnimky sa pridávajú naslepo.

Otázky, ktoré rozhodnú návrh

Vidí obchodník obchody kolegov? Ak áno, prečo – na porovnanie, alebo na zastupovanie? Odpoveď určuje, či to má byť rola alebo zdieľanie.

Vidí niekto ceny a marže? Toto býva citlivé a rieši sa na úrovni polí, nie celých záznamov.

Kto smie mazať? Odporúčanie: takmer nikto. Mazanie záznamov v CRM je zriedka správna odpoveď – na to sú stavy a archivácia.

Kto smie meniť nastavenia? Jeden alebo dvaja ľudia, nie každý vedúci.

Čo si skontrolovať, ak systém už máte

Tri veci, ktoré zaberú hodinu:

• Koľko ľudí má administrátorský profil? Ak viac než dvaja, je to priveľa.
• Existuje profil, ktorý má jeden človek? Väčšinou vznikol ako výnimka a mal byť riešený zdieľaním.
• Sú záznamy po bývalých zamestnancoch preradené? Ak nie, časť histórie je pre nový tím neviditeľná.

Je to súčasť nášho auditu – a spolu s licenciami to býva najčastejší nález.