Kedy štandard a kedy vlastné polia

Ako to dopadne, keď sa prispôsobuje všetko

Firma si pri nasadení povie, že systém sa musí prispôsobiť ich procesom. Znie to správne. Výsledok je formulár príležitosti so štyridsiatimi poľami, z ktorých pätnásť je povinných.

Obchodník otvorí novú príležitosť, uvidí štyridsať polí a začne ich vypĺňať tak, aby to prešlo. „Zdroj: iné.“ „Segment: neurčené.“ „Predpokladaný objem: 0.“

Nesprávne vyplnené pole je horšie než žiadne. Report z neho vyzerá dôveryhodne a klame.

Pravidlo, ktoré funguje

Pole pridajte len vtedy, keď viete odpovedať na obe otázky:

Kto z toho poľa bude čítať? Nie „hodilo by sa to vedieť“, ale konkrétny človek a konkrétne rozhodnutie, ktoré podľa toho spraví.

Kto ho bude vypĺňať a kedy? Ak odpoveď je „obchodník, niekedy“, pole zostane prázdne.

Ak jedna z odpovedí chýba, pole nepridávajte. Dá sa doplniť neskôr — a vtedy už budete vedieť, či ho naozaj treba.

Koľko povinných polí je správne

Tri až päť na hlavných objektoch. Nie viac.

Povinné pole je bariéra. Každá ďalšia zvyšuje šancu, že človek systém obíde — a obchodníci ho obchádzajú kreatívne.

Praktický test: nechajte obchodníka založiť príležitosť pred vami. Ak to trvá dlhšie než minútu, formulár je priveľký.

Kedy vlastné pole naozaj treba

Keď to štandard nemá a firma podľa toho reálne rozhoduje. Typicky odvetvová informácia — číslo zákazky u zákazníka, typ montáže, kategória podľa vlastnej metodiky.

Keď to potrebuje integrácia. Napojenie na ERP často potrebuje pole na uloženie identifikátora z druhej strany.

Keď to potrebuje report, ktorý sa naozaj číta. Kľúčové slovo je „naozaj“.

Kedy vlastné pole nepridávať

Keď štandard rieši to isté inak. Salesforce má veľa vecí, ktoré firmy dorábajú, lebo hľadali pod iným názvom. Než pridáte pole, spýtajte sa, či to systém nemá.

Keď je to poznámka. Voľný text, ktorý sa nedá filtrovať ani reportovať, patrí do poznámok — nie do samostatného poľa.

Keď to chce jeden človek pre svoju tabuľku. To sa rieši reportom alebo exportom, nie zmenou systému pre všetkých.

Prečo je striedmosť lacnejšia dlhodobo

Každé vlastné pole a každá úprava sa musí udržiavať. Pri každej aktualizácii Salesforce sa musí overiť, či to stále funguje. Pri každom novom človeku sa musí vysvetliť, načo to pole je.

Firma, ktorá má desať vlastných polí, má prehľadný systém. Firma, ktorá ich má sto, má systém, ktorý nikto celý nechápe — a o dva roky sa nikto neodváži nič zmazať, lebo nevie, či to niekto nepoužíva.

Ako to opraviť, ak už je neskoro

Vyexportujte si zoznam vlastných polí a k nemu ich vyplnenosť. Pole, ktoré je prázdne vo viac než polovici záznamov, je kandidát na odstránenie.

Nemažte hneď — najprv skryte z formulárov. Ak sa mesiac nikto neozve, môže ísť preč. Je to súčasť nášho auditu a býva to najviditeľnejšia zmena, akú vo firme spravíme.