Duplicity: pravidlá, ktoré Salesforce má a nikto ich nezapne
Pravidlá na duplicity sú vo všetkých edíciách vrátane Professional. Väčšina inštancií beží na štandardných, ktoré porovnávajú meno a e-mail. Na slovenské firmy s piatimi zápismi „s.r.o.“ to nestačí.
Ako to funguje
Salesforce má dve vrstvy. Pravidlo zhody hovorí, podľa čoho sa záznamy porovnávajú: presne alebo s toleranciou na preklepy, diakritiku a poradie slov. Pravidlo duplicity hovorí, čo sa má stať, keď zhoda nastane: upozorniť a nechať uložiť, alebo zablokovať.
- Na objekt môže byť aktívnych päť pravidiel duplicity a päť pravidiel zhody. Jedno pravidlo duplicity použije až tri pravidlá zhody.
- Porovnávať sa dá aj naprieč objektmi: nový lead proti existujúcim kontaktom. Štandardné pravidlo pre leady to robí.
- Voľba Report zapíše nájdené dvojice do sád duplicít, nad ktorými sa dá postaviť report. Bez toho o duplicitách viete len z pocitu.
Kedy pravidlá nebežia
- Pri konverzii leadu. Práve tam vzniká najviac duplicitných účtov.
- Pri ručnom zlučovaní, obnove zo zmazaných a rýchlom zakladaní cez Quick Create.
- Pri importe a cez API bez dialógu. Upozornenie sa nemá kam zobraziť, takže záznam označený ako duplicita sa neuloží, pokiaľ integrácia uloženie výslovne nevyžiada. Integrácia, ktorá to nevie, potichu stráca záznamy.
- Vlastné výberové zoznamy sa v pravidlách naprieč objektmi použiť nedajú.
Duplicita vzniká najčastejšie z integrácie, nie od človeka. E-shop založí nový účet pri každej objednávke, lebo mu nikto nepovedal, podľa čoho hľadať ten existujúci.
Čo nastavujeme
- IČO ako kľúč. Pole na účte, jedinečné, externý identifikátor. Pravidlo zhody pre firmy porovnáva najprv IČO a až potom názov.
- Názov s toleranciou. „Slovnaft, a.s.“, „SLOVNAFT a. s.“ a „Slovnaft“ sú jedna firma. Presná zhoda ich nechytí, tolerantná áno.
- E-mail pre ľudí. Kontakty a leady sa párujú podľa e-mailu, mená s diakritikou aj bez nej.
- Upozorniť, nie blokovať. Pre ľudí. Blokovanie ich naučí zmeniť jedno písmeno v názve, aby sa záznam uložil.
- Integrácie párujú samy. Externý systém neposiela „nový účet“, posiela „účet s týmto IČO“ a Salesforce ho nájde alebo založí. Pravidlo duplicity je pre ne posledná poistka, nie mechanizmus.
Upratanie toho, čo už je
Pravidlá bránia novým duplicitám, staré nezmiznú. Hromadné vyhľadanie duplicít v celej databáze má Salesforce v edíciách Unlimited a Performance. V Enterprise sa to rieši exportom, párovaním mimo systému a zlúčením. Patrí to do migrácie alebo do auditu, nie do bežnej prevádzky. Migrácia do Salesforce
Limity pravidiel a podmienky, keď nebežia, pochádzajú z dokumentácie Salesforce k 13. 9. 2026.
Kvalita dát je štvrtá časť auditu
Spočítame duplicity, povieme, odkiaľ prichádzajú, a nastavíme pravidlá, ktoré ich zastavia.