Migrácia do Salesforce

Čo je v tom súbore naozaj

Typický obchodný Excel žije päť rokov, prešiel cez štyroch ľudí a obsahuje riadky, ktoré nikto nevie vysvetliť.

Firmy trikrát pod rôznym zápisom – s.r.o., s. r. o., sro. Telefóny v šiestich formátoch. Stĺpec „poznámka“, v ktorom je zmes termínov, cien a osobných dojmov. Obchody z roku 2021, o ktorých nikto netuší, ako dopadli.

Ak to importujete tak, ako to je, dostanete presne to isté – len drahšie a s prihlásením.

Prvé rozhodnutie: čo ide dnu

• Aktívne obchody – áno, všetky. To je jadro a bez nich CRM nemá zmysel.
• Kontakty a firmy – áno, ale len tie, ktoré patria k aktívnym obchodom alebo s ktorými ste za posledné dva roky komunikovali.
• Uzavreté obchody – len ak z nich niečo potrebujete. História pre pocit histórie nie je dôvod. Ak potrebujete čísla za minulé roky, nechajte si pôvodný súbor ako archív.
• Poznámky – len tie, ktoré patria k aktívnym obchodom. Zvyšok je zápisník niekoho, kto tu už nepracuje.

Druhé rozhodnutie: čo je jeden zákazník

Duplicity sa nevyriešia importom, len sa prenesú. Preto potrebujete pravidlo: čo robí z dvoch riadkov ten istý subjekt.

Pre firmy IČO – je jednoznačné a dá sa overiť. Pre fyzické osoby kombinácia e-mailu a telefónu.

Toto sa musí spraviť pred importom. Zlučovanie duplicít v Salesforce po importe je násobne pomalšie a niektoré zlúčenia sa nedajú vrátiť.

Tretie rozhodnutie: štádiá kanála

V Exceli býva stĺpec so stavom, kde je pätnásť rôznych hodnôt vrátane „?“ a „asi nie“.

Kanál v CRM má mať päť až sedem štádií. Takže sa musí spraviť mapovanie – ktorá hodnota zodpovedá ktorému štádiu. Odsúhlasí ho obchodný riaditeľ, nie ten, kto robí import.

Pri Salesforce k tomu patrí ešte jedna vec: pravdepodobnosť priradená k štádiu. Ak sa nastaví nezmyselne, prognóza bude nezmyselná od prvého dňa.

Poradie importu

Toto sa podceňuje a spôsobuje najviac chýb.

Najprv firmy. Potom kontakty (viažu sa na firmy). Potom príležitosti (viažu sa na firmy aj kontakty). Až nakoniec aktivity a poznámky.

Ak sa poradie poplete, väzby sa nevytvoria a záznamy zostanú osirotené – technicky sú v systéme, prakticky ich nikto nenájde.

Vlastník záznamu

Pri každom zázname sa určuje, komu patrí. Ak sa to pri importe nerieši, všetko pripadne tomu, kto import spustil – a obchodníci potom nevidia vlastné obchody.

Pravidlo priradenia musí byť v importnom súbore, nie doriešené potom.

Ako to robíme

• Čistenie mimo systému. Formáty, duplicity, mapovanie stavov – v pripravenom súbore, kde sa dá vrátiť späť.
• Skúšobný import. Najprv päťdesiat riadkov. Pozrieme sa, či sedia polia, väzby, vlastníci aj diakritika.
• Kontrola po importe. Počet a súčet hodnôt obchodov v CRM sa musí rovnať zdroju. Ak nie, niečo vypadlo – a treba zistiť čo, nie to zaokrúhliť.
• Zdroj sa zamkne. V deň prechodu sa pôvodný súbor uloží ako archív a nastaví len na čítanie. Dva paralelné zdroje pravdy sú horšie než jeden nedokonalý.