Napojenie na fakturáciu a ERP
Z vyhratej príležitosti faktúra a stav úhrady späť. Znie to jednoducho a láme sa to na tých istých štyroch miestach.
Nulté miesto: máte na to edíciu?
Prístup k API sa odomyká až v edícii Enterprise. Ak ste na nižšej, integrácia znamená najprv prechod na vyššiu edíciu — a to je podstatnejšia položka rozpočtu než samotné napojenie. Podrobne →
Miesto prvé: čo presne spúšťa vznik faktúry
„Keď je príležitosť vyhratá“ znie jednoznačne, kým sa nespýtate, čo to znamená vo firme, ktorá časť fakturuje zálohovo, časť po dodaní a časť v splátkach.
Toto sa musí dohodnúť pred vývojom. Inak vzniknú faktúry, ktoré nemali vzniknúť — a to je horšie než keby integrácia nebola, lebo ich niekto musí stornovať a vysvetľovať.
Miesto druhé: položky
Ak obchodník píše hodnotu príležitosti ručne ako jedno číslo, faktúra z toho nevznikne. Potrebujete produkty na príležitosti — teda katalóg, cenníky a jednotky.
Väčšina firiem, ktoré si pýtajú napojenie fakturácie, produkty v CRM nemá. Prvý krok teda nie je integrácia, ale doplnenie katalógu. Je to práca navyše a treba to povedať dopredu, aby to nebolo prekvapenie v treťom týždni.
Integrácia neopraví to, čo v zdroji nie je. Ak v príležitosti nie je rozpis položiek, faktúra ho mať nebude — nech to napíšeme akokoľvek dobre.
Miesto tretie: číselníky
Sadzby DPH, meny, spôsoby úhrady, splatnosti. Každý systém ich má pod inými kódmi a niekedy aj v inom počte.
Toto je miesto, kde integrácie ticho kazia dáta celé mesiace. Nevyhodí to chybu — len sa niekde použije nesprávna sadzba a zistí sa to pri kontrole.
Mapovanie sa robí na začiatku, písomne, a odsúhlasí ho účtovníčka. Nie programátor.
Miesto štvrté: smer návratu
Stav úhrady ide opačným smerom — z účtovného systému do Salesforce. To znamená druhé rozhranie, nie to isté.
A tu prichádza kvóta na volania. Ak sa integrácia každú hodinu pýta na stav všetkých nezaplatených faktúr, míňa kvótu aj vtedy, keď sa nič nezmenilo. Rozumnejšie je posielať zmenu z účtovného systému, keď platba príde. Prečo na tom záleží →
Čo si dohodnúť vopred
Kedy presne vzniká faktúra a čo sa stane pri stornách. Či sa prenášajú zálohové faktúry. Ktoré číselníky sa mapujú a kto ich odsúhlasí. Čo sa má stať, keď účtovný systém faktúru odmietne. A či chcete PDF faktúry späť v Salesforce, alebo stačí stav.
Päť otázok, ktoré zaberú hodinu na začiatku a ušetria tri týždne dohadovania neskôr.
Ako to staviame
Fronta s opakovaním. Keď je druhá strana nedostupná, záznam počká a skúsi sa znova.
Idempotencia. Tá istá príležitosť nesmie vytvoriť dve faktúry. Znie to samozrejme a je to najčastejšia chyba, akú v cudzích integráciách nachádzame.
Chyby idú človeku. Nie do logu. Tichá integrácia, ktorá týždeň nič nerobí, je horšia než žiadna.
Vlastný servisný účet, aby sa dalo merať, koľko kvóty integrácia míňa.
Prepisujete faktúry ručne?
Povedzte nám, aký účtovný systém máte. Na hovore zdarma povieme, čo sa dá napojiť a za koľko.